El benchmarking o la comparación de la propia empresa con determinados puntos de referencia, es una metodología efectiva y popular, para tener un mejor conocimiento de las propias fortalezas y debilidades. Compararse con otras empresas permite identificar lo necesario para mejorar el rendimiento propio y ganar relevancia en el sector.
Benchmarking: ideas clave
El benchmarking es un método de gestión en el que una empresa compara sus propios productos, procesos y prácticas con los de sus competidores. Este método permite detectar oportunidades de mejora y optimizar los procesos empresariales.
Definición de benchmarking y benchmark
El benchmarking consiste en comparar la calidad de los productos, servicios o procesos de una empresa dentro de la propia empresa o con los servicios, productos o procesos de una empresa externa considerada la mejor del mismo sector. Este estándar de referencia también se conoce como «mejores prácticas».
Lo ideal es identificar oportunidades de mejora internas. El análisis de empresas con rendimientos excepcionales ofrece la oportunidad de evaluar su desempeño y comparar procesos. Esto permite a los empresarios implementar cambios en sus propias empresas, logrando mejoras significativas para el negocio.
¿Qué significa benchmark?
Un benchmark es un estándar o conjunto de estándares utilizados como referencia para evaluar el rendimiento o los niveles de calidad.
Por tanto, se trata de valores de referencia y comparación que pueden derivarse del propio rendimiento de una empresa, del rendimiento o las normas de otras empresas del sector o de requisitos legales como las normativas medioambientales.
¿Para qué sirve el Benchmarking?
El método se emplea habitualmente para comparar la satisfacción del cliente, los costes y la calidad. Es una práctica muy común para identificar las «mejores prácticas», ya sea dentro de una empresa específica, o en un competidor o una industria diferente.
El proceso se basa en recopilar información primaria (proveniente directamente de la empresa) y analizar información secundaria (datos sobre la empresa obtenidos de terceros). La información recopilada puede servir para cuestionar y, si es necesario, optimizar todos los procesos internos. El objetivo es alcanzar una ventaja competitiva al combinar los procesos externos con los propios de la empresa.
Tipos
Las empresas pueden aplicar este concepto de distintas maneras. La decisión sobre cómo implementarlo debe alinearse con los objetivos deseados.
Benchmarking interno
El benchmarking interno compara el rendimiento, los procesos y las prácticas entre diferentes partes de la misma organización (por ejemplo, equipos, unidades de negocio, grupos o incluso individuos).
Los benchmarks o referencias comparativas pueden servir para analizar los procesos de una tienda minorista de una gran cadena en relación con los de otra tienda de la misma cadena. Esta técnica se emplea cuando una organización ya ha establecido y probado sus «mejores prácticas» o cuando no se dispone fácilmente de referencias externas.
Benchmarking externo
El benchmarking externo, también conocido como benchmarking competitivo, consiste en comparar los servicios, productos o resultados empresariales propios con los de otras empresas externas, generalmente competidoras del mismo sector.
Además, las empresas pueden usar este método para comparar servicios, procesos o procedimientos de distintos sectores. Es común emplearlo cuando se busca evaluar la posición dentro del sector o identificar objetivos de rendimiento líderes en la industria.
Análisis de la competencia
El benchmarking y el análisis de la competencia no son equivalentes. Por un lado, el benchmarking es una de las formas más efectivas de integrar conocimientos externos en una empresa. Por otro lado, el análisis de la competencia se centra en estudiar la posición en el mercado, los objetivos, las estrategias comerciales y las capacidades de los competidores.
Por tanto, se puede decir que un análisis de la competencia puede ser parte del benchmarking, aunque el benchmarking no siempre tiene que referirse a la competencia. Como es natural, el análisis de la competencia siempre se centra en los competidores.
Distintas formas de comparar
La siguiente tabla ofrece una visión general de los tipos más importantes de benchmarking con una descripción de sus principales características.
| Tipo | Descripción |
| Benchmarking interno |
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| Benchmarking externo |
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| Benchmarking competitivo |
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| Benchmarking de procesos |
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| Benchmarking estratégico |
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Instrucciones paso a paso
A continuación, se explican los pasos para realizar un proceso de benchmarking:
1. Planificación
En primer lugar, la empresa planifica el tipo de comparación que realizará y selecciona un producto, un servicio o un departamento interno.
2. Referentes comparables
La empresa determina con qué empresas y/o departamentos (líderes del sector) desea comparar su propia empresa.
3. Recopilación de datos
El siguiente paso es recopilar información sobre los procesos propios y los de la competencia.
Por ejemplo, si las empresas quieren mejorar su índice de satisfacción del cliente, primero deben examinar y comprender los procesos del departamento, cómo gestionan las llamadas y la comunicación, y en qué se diferencian de sus competidores.
4. Análisis
Una vez que las empresas creen haber identificado toda la información relevante, pueden empezar a analizarla y a comprender las deficiencias que puede tener su propio negocio.
En este punto es importante recordar que ninguna empresa es perfecta y que para que el análisis de la información sea objetivo es necesario tener una mentalidad abierta.
5. Medidas
Una vez obtenidos los resultados, los analistas pueden elaborar un informe y discutir los pasos a seguir para lograr un mejor rendimiento en ese ámbito concreto.
6. Ajustes
El reto ahora es adaptar y adoptar los procesos y directrices aplicados por los mejores del sector en la propia empresa. Los resultados muestran qué cambios pueden marcar la mayor diferencia. Sin embargo, corresponde a las propias empresas aplicarlos realmente.
Factores determinantes del éxito y desafíos
Como ocurre con otros modelos, hay determinadas circunstancias que pueden favorecer el éxito del benchmarking. También hay que superar algunos retos.
Factores determinantes del éxito
El benchmarking puede ser un potente método para obtener una ventaja competitiva y mejorar los resultados de una empresa. Para que el benchmarking sea correcto, deben tenerse en cuenta determinados factores de éxito:
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Objetivos claros
Establecer objetivos específicos y bien definidos para el proyecto. Esto ayuda a mantener el enfoque y a identificar con precisión las áreas de mejora relevantes. -
Selección de referentes adecuados
Elegir cuidadosamente las empresas o departamentos que servirán como referencia para la comparación. Estos deben contar con procesos, normas sectoriales o rendimientos similares, de manera que aporten información útil y mejores prácticas. -
Datos confiables y de calidad
Garantizar que los datos utilizados sean fiables, comparables y aplicables es clave para que la ejecución sea correcta. Una base de datos sólida es esencial para realizar comparaciones y análisis significativos. -
Comunicación abierta
Fomentar una comunicación abierta y transparente entre las partes involucradas. Esto es clave para crear un entendimiento común, generar confianza y compartir información, experiencias y buenas prácticas, promoviendo así el aprendizaje y la cooperación.
Desafíos y soluciones
Aunque el benchmarking ofrece muchas ventajas, también pueden surgir ciertos desafíos. Estos son algunos posibles problemas y sus soluciones:
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Recogida y disponibilidad de datos
Obtener datos de alta calidad de organizaciones externas puede ser un desafío. Colaborar estrechamente y construir relaciones sólidas con los colaboradores puede facilitar el acceso a la información relevante. -
Confidencialidad y protección de datos
El intercambio de datos sensibles puede generar preocupaciones sobre la confidencialidad y su manejo. Es esencial establecer acuerdos claros sobre el tratamiento de los datos y garantizar que estén adecuadamente protegidos. -
Diferencias culturales
En proyectos internacionales, las diferencias culturales pueden tener un gran impacto. La comprensión intercultural y la consideración del contexto cultural son fundamentales para evitar malentendidos y mejorar la cooperación. -
Resistencia y aceptación
Los trabajadores pueden resistirse al cambio o mostrarse reticentes a compartir información. Involucrarlos desde el inicio, atender sus preocupaciones y resaltar los beneficios del proyecto son claves para fomentar su aceptación.
Recomendaciones para el éxito del benchmarking
Para aprovechar todo el potencial del benchmarking y obtener resultados satisfactorios recomendamos seguir los siguientes consejos y buenas prácticas. Aquí tienes una serie de recomendaciones para realizar el benchmarking con éxito:
Referentes para el benchmarking
- Identificar organizaciones o departamentos con objetivos, procesos o indicadores clave de rendimiento comparables.
- Seleccionar empresas reconocidas como referentes y que destaquen por su alto rendimiento.
- Explorar diferentes sectores y organizaciones para obtener perspectivas novedosas y enfoques innovadores.
Calidad y protección de datos
- Garantizar que los datos recopilados sean fiables y comparables, asegurando su utilidad para el análisis.
- Establecer acuerdos claros de confidencialidad y protección de datos para salvaguardar la información sensible contra usos indebidos.
- Verificar la integridad y precisión de los datos para efectuar análisis sólidos y rentables.
Implicación de los trabajadores
- Comunicar a los trabajadores el propósito y los beneficios del benchmarking para asegurar su compromiso y apoyo.
- Involucrarlos activamente en la recopilación, análisis e interpretación de datos, aprovechando su conocimiento y experiencia.
- Fomentar una cultura organizacional abierta al aprendizaje, donde ellos mismos compartan mejores prácticas y aprendan unos de otros.
Continuidad
- Tratar el benchmarking como un proceso continuo de mejora, no como una actividad única de corrección inmediata.
- Realizar un seguimiento periódico de los avances y evaluar la efectividad de las medidas de mejora implementadas.
- Permanecer receptivo a nuevas colaboraciones y refinar continuamente la estrategia de benchmarking.
Benchmarking: Ejemplos
A continuación, se presentan dos posibles ejemplos de distinto tipo:
benchmarking interno y externo.
Ambos enfoques tienen el objetivo común de mejorar el rendimiento, pero tienen distintos enfoques y grupos de comparación:
Los contables suelen emplear el benchmarking interno. Esto significa que analizan los resultados históricos de la empresa y establecen puntos de referencia para futuros desempeños.
Por ejemplo, un contable podría examinar los costes fijos y variables de un proceso de producción en los últimos tres años. Los directivos pueden tomar como referencia los costes promedio de ese período. Posteriormente, evalúan el rendimiento actual en comparación con el punto de referencia y, si es necesario, buscan maneras de reducir los costes.
Una empresa interesada en mejorar su servicio al cliente puede recurrir al benchmarking externo . Esto implica comparar sus propios procesos y métricas con los de su competidor más exitoso. La empresa analiza y mide las actividades del competidor y, en algunos sectores, envía empleados que se hacen pasar por clientes para obtener experiencia directa.
Las cadenas de comida rápida son un ejemplo destacado. En este caso, un servicio rápido y preciso es crucial para maximizar la eficacia, reducir costes y aumentar los beneficios. Cada segundo ganado sin comprometer la calidad del producto contribuye a incrementar las ganancias.
Con el tiempo, los restaurantes de comida rápida han optimizado continuamente sus sistemas de autoservicio, ajustando aspectos como el número de ventanillas, los menús, los paneles con altavoces y los métodos de pedido para mejorar su desempeño. Además, se supervisan y comparan entre sí de manera constante.
Benchmarking y otros métodos
El benchmarking también puede combinarse con otros modelos, métodos y conceptos:
Revisión por pares
La revisión por pares es la evaluación del rendimiento de una empresa realizada por empresas comparables. Con este método se obtienen comentarios y datos comparativos para identificar posibles mejoras.
Análisis GAP
El análisis GAP (o de brechas) sirve para identificar las brechas entre el rendimiento actual de una empresa y las mejores prácticas de otras comparables. Este análisis permite adoptar medidas específicas para reparar las brechas identificadas.
Análisis del público objetivo
Realizar un análisis del público objetivo puede ser útil para examinar al público objetivo o segmentos de clientes similares de empresas homólogas. Esto permite obtener datos y perspectivas comparables para mejorar los resultados en relación con las necesidades del público objetivo.
Matriz de Ansoff
La matriz de Ansoff puede servir para formular nuevas estrategias de crecimiento inspirándose en las estrategias y experiencias de las empresas comparables. Así, se puede penetrar en el mercado, desarrollarlo o diversificarlo.
Las cinco fuerzas de Porter
Aplicar las cinco fuerzas de Porter en benchmarking permite analizar la intensidad de la competencia entre empresas comparables. Es útil para conocer los puntos fuertes y débiles de los competidores y formular estrategias para reforzar la competitividad de su propia empresa.
Modelos de comunicación
Mediante los modelos de comunicación se puede mejorar la comunicación y el intercambio de conocimientos entre empresas comparables. De este modo es posible comunicar información de forma eficaz e intercambiar buenas prácticas.
Matriz BCG
La matriz BCG permite analizar la posición de la empresa propia en comparación con los referentes elegidos. Permite categorizar las unidades de negocio o los productos en consecuencia y tomar decisiones estratégicas.
Value Proposition Canvas
Con el modelo Value Proposition Canvas puede analizarse la propuesta de valor de las empresas comparadas. Esto permite mejorar la propia propuesta de valor adoptando elementos de éxito de dichas empresas.
Cuadro de mando integral
Si se aplica, el cuadro de mando integral puede utilizarse como método de evaluación global del rendimiento. Permite evaluar diversos aspectos, como las finanzas, los clientes, los procesos y el aprendizaje y el desarrollo, y compararlos con empresas similares.
Análisis PESTEL
Considerando los factores PESTEL, es posible entender mejor cómo las influencias externas impactan en los resultados de los pares comparados, además de identificar oportunidades y amenazas potenciales Los resultados del análisis PESTEL pueden emplearse posteriormente para comparar e interpretar los datos en un contexto más amplio.
Preguntas frecuentes
Un benchmark es un punto de referencia utilizado por una empresa para para comparar sus resultados con los de sus competidores. Puede tratarse de procesos, productos u operaciones específicos. Las referencias pueden ser internas o externas.
Las empresas comparan sus principales indicadores empresariales con sus propios indicadores o con los de empresas similares. De los resultados se derivan las recomendaciones correspondientes. De este modo se garantiza un desarrollo constante.
La mayoría de las grandes empresas exitosas emplean este método para aprender y mejorar de forma continua. Esto puede abarcar la optimización de los procesos de producción, la satisfacción del cliente o los procedimientos internos. El benchmarking también puede aplicarse dentro de la empresa, por ejemplo, al comparar el departamento A1 de la ubicación XY con el departamento A2 de la ubicación XZ, con el objetivo final de optimizar los procesos.
Independientemente del tipo de benchmarking que se elija, el procedimiento básico es siempre el mismo.
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- Fase de planificación
- Recogida de datos
- Análisis
- Determinación de medidas
Las empresas logran una perspectiva objetiva de su rendimiento al compararse con otras organizaciones. También pueden incluirse en el análisis empresas de otros sectores durante el benchmarking Esto facilita identificar oportunidades de mejora interna y definir expectativas de rendimiento específicas.
Pero hay que tener claro que la falta de información, datos clave o su incorrecta interpretación puede conducir a errores de análisis y que también podría ocurrir que los conceptos externos que se intenten replicar no se ajusten a las necesidades propias, resultando un fracaso.